وظائف الإدارة

وظائف الإدارة : جمع و كتابة: د. عمرو سيف

اولا: التخطيط

يعتبر التخطيط هو القاعدة التي تقوم عليها باقي وظائف الإدارة، والتخطيط هو عملية مستمرة تعمل على تحديد الطرق التي من خلالها نحدد ماذا نريد وماذا يجب أن نقوم به ونفعله حتى نصل الي الأهداف المراد تحقيقها، كما يتم تحديد من يقوم بذلك و متي و أين و كيف .
وبالتالي نجد ان عملية التخطيط تقدم إجابة على مجموعة من الأسئلة وهي:
١ – ماذا نريد أن نفعل؟
٢- أين نحن من الهدف الأن؟
٣- ما هي العوامل المساعدة لتحقيق الهدف؟
٤- ما هي معوقات تحقيق الأهداف؟
٥- ما هي البدائل المتاحة لتحقيق الهدف، واي البدائل أفضل؟

ثانيا: التنظيم

حيث يتم دمج المتاحة من الموارد البشرية والموارد المادية من خلال هيكل تنظيمي رسمي يوضح كافة المهام والسلطات.
وذلك يساعد على ان تصبح عملية تحقيق الأهداف التي تم وضعها أثناء التخطيط مسبقا، أمرا يمكن تحقيقه.
وتتم عملية التنظيم من خلال خمس مراحل يمكن ذكرها كالآتي:
• احترام وتأكيد الخطط والأهداف
• تحديد الأنشطة الازمة لتحقيق الأهداف
• تصنيف تلك الأنشطة وبناء الهيكل التنظيمي
• تحديد وتفويض العمل والسلطات
• تحديد وتصميم مستويات العلاقات في الهيكل التنظيمي

ثالثا: التوظيف

ويتم توظيف الأفراد والهيئات اللازمة لتنظيم وتغيير الأعمال اللازمة لتحقيق الأهداف الخاصة بالمؤسسة عن طريق الخطوات التالية:
١ – تخطيط الموارد البشرية:
حيث يتم تقييم احتياجات المؤسسة من الموظفين و العاملين ووضع متطلبات و شروط قبول التوظيف بما يتفق مع أهداف و ثقافة المؤسسة.
٢ – توفير الموظفين:
حيث يتم جذب الأفراد المرشحين للعمل وذلك لسد احتياجات المؤسسة من وظائف شاغرة.
٣ – الاختيار:
حيث يتم اختيار الموظفين ممن تم ترشيحهم و تنطبق عليه شروط و احتياجات التوظيف و ذلك عن طريق مجموعة من الإجراءات مثل ؛ ملئ الاستمارات الخاصة بطلب التوظيف و تقديم السيرة الذاتية، إجراء مقابلات شخصية، و إجراء اختبارات تحريرية أو عملية.
٤ – التعريف بالمؤسسة أو المنظمة:
فبعد ان يتم اختيار الموظفين، يجب العمل على دمجها بالمؤسسة وتعريفهم بأهدافها واطلاعهم علي سياسات و لوائح العمل.
٥ – التدريب و التطوير:
وذلك عملا علي زيادة قدرات ومهارات الموظفين بما يتناسب مع عملية تحقيق كفاءة العمل.
٦ – تقييم الأداء:
حتى يتم التأكد من ان الأداء الفعلي لأفراد المؤسسة يوافق معايير الأداء المحددة سابقا.
٧ – قرارات التوظيف:
مثل المكافآت والنقل والترقيات والعقوبات.
٨ – إنهاء الخدمة:
عن طريق التعامل مع الاستقالات والتقاعد والايقاف المؤقت أو الفصل.

رابعا: التوجيه

حيث يتم توجيه الأفراد باتجاه تحقيق أهداف المؤسسة ، و قد يتم ذلك عن طريق الإرشاد و التحفيز من خلال الإدارة، و لما للتوجيه من أهمية بالغة في عملية الإدارة، يمكننا أن نتحدث عنه بصور اكثر عمنا و أكثر تفصيلا في مقالات قادمة بإذن الله تعالي.

خامسا: الرقابة

ويعتبر الغرض الأساسي من الرقابة هو تحديد مدي نجاح الوظيفة الاولي للإدارة وهي ( التخطيط ) .
وتتم عملية الرقابة عن طريق الإجراءات التالية:
• وضع معايير الأداء
• متابعة الأداء الفعلي
• قياس الأداء طبقا للمعايير السابق وضعها
• تصحيح الأخطاء والانحرافات عن المعايير

وبذلك نكون قد تكلمنا بشكل موجز عن وظائف العملية الإدارية بشكل عام